Konstnären ska i allmänhet ska i regel upprätta en servicehandbok för ett offentligt konstverk. Med den säkerställer konstnären att konstverkets ägare kan ta väl hand om konstverket.
I avtal om ett beställt offentligt konstverk ingår ofta som villkor att konstverkets kommande ägare ges en servicehandbok, -anvisning eller -redogörelse. En servicehandbok är ett dokument där konstnären så noggrant som möjligt specificerar de material som använts i konstverket och vilken typ av underhåll konstverket kräver. Dessa anvisningar bidrar till att säkerställa att konstverket underhålls på ett adekvat sätt och i enlighet med den aktuella konstformens särdrag. Servicehandboken överlämnas till beställaren och till den instans som ansvarar för underhållet senast när konstverket överlåts.
Innehållet i servicehandboken beror på själva arbetet: materialen, storleken, livscykeln och platsen. Punkter som ska tas upp i servicehandboken:
Beskrivning av konstverket och dess delar
- konstnärens namn och kontaktinformation
- allmän karaktärisering och beskrivning av konstverket
- konstverkets adress och exakta placering i objektet
- fotografier av verket i dess ursprungliga utförande: Kom överens om fotografierna med beställaren – beställaren kan också ansvara för fotograferingen om konstverket till exempel ska deponeras i samlingarna på ett konstmuseum.
Konstverkets material och produktionsmetod
- en så ingående förklaring av de använda materialen som möjligt
- materialleverantörer och eventuella underleverantörer
- färgernas färgkoder, belysningens ljusstyrka
- konstverkets monteringssätt
- fotografier av monteringen av konstverket och andra arbetsmoment med förklaringar
Konstverkets livscykel
- vad som är naturligt slitage/naturliga förändringar i konstverket (t.ex. patinering av metaller) och vad som inte är det
Instruktioner för skötsel och underhåll av konstverket
- metoder och frekvens för underhåll, skötsel och rengöring av konstverket
- instruktioner som gäller teknik som finns i konstverket
Om konstverket blir trasigt eller skadat
- information om vem som ska kontaktas när skador upptäcks
- instruktioner och platser för tillverkning av eventuella reservdelar
- alla digitala modeller, om konstverket tillverkats utifrån sådana modeller
Se till att informationen sparas i arkivet hos den instans som ansvarar för underhållet av arbetet.